- Université d'été du Collectif des Garrigues -

Du 16 au 19 juillet 2018 : 3 jours pour réfléchir ensemble à un renouveau du fonctionnement du Collectif !

Pour nous mettre dans le bain, nous avons co-construit l’histoire du réseau en se demandant :

• Quand avez vous connu le Collectif ?
• Quel est le point fort qui vous motive ?
• Quel est le moment que vous retenez ?

Une fresque a été complétée, et commentée collectivement.

Retrouvez l'ensemble des commentaires dans le document pdf suivant : Notesechangesfresque.pdf (54.7kB)

Cette fresque a été reprise à chaque début de journée, permettant aux nouveaux venues de répondre à leur tour aux 3 questions initiales.

Suite à ça, nous avons partagé des explications sur :

La gouvernance du Collectif telle qu'elle est aujourd'hui, le rôle du Forum, du bureau et de l'équipe salariés.
Des échanges autour de ça ont permis de clarifier la compréhension de chacun.
Le débat a porté sur le rôle du bureau dans l'avenir, en l'absence de salariés pendant un certain temps :

• Comment éclaircir la façon de solliciter le bureau, hors Forum, pour des décisions urgentes ?
• Quel est le rôle des salariés et comment l'animation au quotidien peut être menée en leur absence ?
• Comment coordonner et animer les projets existants... et ceux à venir ?

Le point fort du Collectif des Garrigues : sa flexibilité, l'intégration de tous, son ouverture, met en évidence son point faible qui est le flou sur son fonctionnement.

• Que fait-on des prises de décisions passées, quel est leur suivi... ?
• Faut-il un organe intermédiaire entre le bureau et le Forum ?

Une animation "par constellation" a permis de poursuivre les échanges sur la gouvernance du Collectif.

Elle a fait ressortir le besoin d'éclaircissement sur la notion d'adhérent vs membre du réseau, ainsi que sur les processus de communication entre les différents organes de l'association.











Retrouvez les notes (brutes) des échanges en amont et suite à cette animation ci-dessous

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Gouvernance du Collectif :
Le CDG c'est
- un réseau constitué de personnes motivées partageant/échangeant
- Forum pour échanger et prendre des décisions
- Association = organe de gestion du Collectif (avec bureau et Conseil d'Administration)

D'après vous, quels sont les rôles de chacun et de ces entités ?

• Qu'est ce que le Bureau ? De quoi est constitué un Bureau ?

Le Bureau est constitué d'un petit groupe de personnes, que bénévoles, jusqu'à 8 membres, avec une Présidence (Nadine actuellement), un Trésorier (David actuellement), et des membres du Bureau. Les rôles : mettre en œuvre les actions décidées par le Forum + représentation. Ce dernier rôle est malheureusement assez mal connu au Collectif, mais il permet de faire connaître le CDG auprès des autres associations, collectivités, autres institutions. Rôle principal : prendre les grosses décisions que l'équipe salariée ne peut pas prendre seule, d'autant plus dans un contexte de crise. Ne pas oublier le rôle d'anticipation également : initier des réflexions sur le futur. Le Bureau doit également organiser les Forums et les AG.
/!\ Les salariées réalisent également la représentation, aux côtés du Bureau.
Le Bureau doit pouvoir agir au-delà des 2 moments par an où doivent théoriquement être prises les décisions (AG/Forums).
Le Bureau accompagne la recherche de financements pour l'association.
Aspects financiers et/ou formels : la signature du Président et/ou du Trésorier est indispensable pour valider certains documents.

Débat à avoir sur :
quels rôles le Bureau aura-t-il à l'avenir ?
Comment éclaircir les manières de solliciter le Réseau hors Forum pour des décisions « urgentes », du moins à prendre entre ces réunions annuelles ?

• Forum : organe de décision et d'orientation

Limite du Forum : beaucoup de nouvelles personnes qui viennent, sans forcément avoir en tete l'historique du Collectif + historique des décisions passées > Comment ces personnes peuvent s'impliquer dans la prise de décision ? Elles apportent des visions neuves mais manquent de recul sur ce point.

Débat à avoir sur ce point :
garder en tête cette limite, et réfléchir à la manière de prendre des décisions éclairées lors des Forums

• Salariées :

rôles :
animation au quotidien : faire vivre le Wiki = encyclopédie vivante des Garrigues, envoyer les newsletters hebdomadaires/trimestrielles
coordonner/animer les projets

Débat à avoir sur l'aspect financements :
aujourd'hui les financements sont recherchés sur des choses qui existent déjà
le temps passés sur les financements est très important, notamment pour maintenir l'équipe salariée

NB : le point fort du CDG (flexibilité, intégration de tous, ouverture...) met également en évidence le point faible (entraine un flou artistique sur le fonctionnement : que fait-on des prises de décisions passées, quel suivi, etc...). Ce constat s'observe sur les derniers Forums.

Il ne faut pas qu'être très ouvert soit trop ouvert : il faut donner une vision claire du fonctionnement, de ce qui a été réalisés jusque là.
Le terme de « flou » est intéressant à double-titre : la créativité a besoin d'absence de rigidité, de flou, pour exister. Mais il est nécessaire d'expliciter les modes de prises de décisions pour plus de clarté dans le fonctionnement d'une structure vivante. Et ce en considérant que les 6 mois entre 2 forums est une longue période pour une structure vivante. Ce besoin est vraiment évident notamment sur le point « financements » et réponses à des opportunités.
Aussi, quelles modalités de fonctionnement pour le CDG pour éclaircir le fonctionnement, définir la pertinence des modes de prises de décisions en fonction des types de décisions ?

• Il faut conserver l'importance de la vision du Forum.

3 points à soulever :
avec le départ de Manu, il apparaît évident qu'il tamponnait ces contradictions et ces manques, individuellement ou en petits comités
le Forum de Saint-Nazaire-de-Gardies a parmi de prendre des décisions, il faut porter un regard éclairé sur le format de ce Forum pour conserver ce qui fonctionne sur cette entité
il manque peut-être un organe intermédiaire entre Bureau et Forum ? Il faut réfléchir une autre structuration du CDG, idéal puis réel

Proposition d'animation (Nadine) :
Système de constellation pour éclairer, gagner en clarté sur la gouvernance du CDG

Ce qui ressort :
Ce n'est pas tant le manque de structures que le manque de communication entre les différents éléments qui est évident (entre le bureau et les adhérents, les adhérents avec les salariés etc...)
Il faudrait peut-être donner plus de marge de décisions aux adhérents (par rapport aux membres du réseau).
Distinguer les adhérents « financiers » qui soutiennent mais ne peuvent pas s'engager des adhérents qui eux s'engagent vraiment sur un projet ou dossier.
Ce qui implique de définir ce qu'est un adhérent exactement...
En même temps, ne pas complexifier encore la gouvernance (attention à l'ajout d'une organe de plus, genre comité scientifique ou autre) pour compenser l'absence de lien, ou de communication entre le bureau et le forum par exemple.
Être capable de dire en 3 phrases en quoi précisément consiste notre gouvernance
Imaginer que dans les projets, il puisse y avoir un « référent », non salarié et préciser ses rôles et son périmètre de décision par rapport au bureau et au forum.

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Les différents modes de prise de décision

Nadine nous a présenté les 4 modes de prise de décision généralement admises : autocratie, démocratie, consensus et consentement.

Dans le cadre de la nouvelle présidence de Nadine, demande de plus d'auto-organisation de la part des salariées. L'étape ultime d'un modèle auto-géré, c'est la décentralisation des prises de décision là où les personnes sont les mieux placées pour la prendre et ne plus prendre toutes les décisions au niveau du bureau par exemple.

1. Autocratie : un « chef » dit comment ça doit se passer.
2. Démocratie : plusieurs systèmes existent : on a un groupe de personne, on vote, c'est le vote le plus important qui « gagne » : système à la masse.
3. Consensus : ça peut prendre beaucoup de temps, ça laisse la place à la fatigue et à une personne de charismatique de prendre la décision.
4. Consentement : permet l'expression de chacun, ça peut permettre de débloquer des situations, comme ça on peut avancer plus vite. On prend une décision, qu'on note, même si ce n'est pas la bonne, ça permet d'avancer. On fait un relevé de décision. A un temps T il est possible de se retrouver pour proposer une nouvelle décision.

Les décisions peuvent avoir un impact dans le temps et financier. Celles qui ont un fort impact dans le temps et financier prennent du temps et ont du poids. Celles qui sont faibles pourraient être prises par les salariés.

• le travail intéressant à mettre en chantier : quel type de décision doit être pris par qui ? Définir des « périmètres d'autorisations » pour la prise de décision.

Il n'y a pas un mode meilleur qu'un autre, c'est l'adaptation à la situation qui le rend pertinent.
Exemple : c'est très bien qu'un pilote dans l'avion prenne des décisions pour les passagers présents !

Les nouveaux modèles économiques pour les projets coopératifs

Présentés par David à partir d'un travail aimablement partagé par Laurent Marseault.

Les pistes évoquées :
- repérer et valoriser les compétences horizontales
- réutiliser les communs (textes, photos...)
- créer des richesses d'un niveau supérieur à celles des productions de base
- ne pas perdre de temps à réinventer
- faire jouer l'efficacité du réseau
- partager le travail effectué, laisser des traces, démultiplier
- travailler nos argumentaires
- valoriser nos fonctions exploratoires et même nos échecs
- Appels à dons et souscriptions
- Limiter les besoins de fonctionnement.

Puis, nous avons listé les chantiers à initier durant l'Université

Et nous avons voté pour définir chacun, 2 chantiers sur lesquels travailler en priorité.
(Cliquez sur les images pour les voir en taille réelle)

Le choix s'est porté sur : l'animation du Collectif des Garrigues et le modèle économique.

Si ces deux chantiers ont débuté dès le premier après-midi, les autres sujets ont été abordés au travers de ces 2 chantiers durant les jours suivants, et devront être abordés lors du Forum et d'ici là :
Édition, formation, communication, gouvernance, représentation, Rendez-vous des Garrigues, cartographie des compétences et des besoins, Wikigarrigues, les projets (PastoGarrigues, CoopCarto, ValoEco, Belvédères...) et la préparation du prochain Forum.

Compte-rendu atelier « Modèle économique »

Amélie, David, Arnaud, Guillaume, Simon, Elise ont participé à cet atelier.

A la suite de la première restitution collective de l'atelier modèle économique lors de l'université d'été et du constat de la difficulté d'organiser l'ensemble des pistes de travail qui se dégageaient alors, l'atelier modèle économique a décidé d'utiliser le Business Model CANVAS (BMC) pour organiser sa réflexion et s'assurer que toutes les dimensions du sujet aient bien été prises en compte. Le BMC est un outil, issu du monde des Startup, utilisé pour dresser un état des lieux du modèle économique d’une entreprise. Il se présente sous forme d'une grille d'analyse en 9 composantes que l'on retrouvera dans la carte mentale ci-dessous.
En voici un résumé de quelques éléments saillants, réorganisé après-coup qui essaie de traduire le cheminement de la réflexion du groupe de travail.

Parmi les 9 composantes abordés, la composante relative aux activités clés a semblé primordiale pour le groupe de travail : ce sont les tâches importantes sans lesquelles le modèle économique ne fonctionnerait pas.
Pour le collectif ce sont :

• l'animation (circulation de l'information, entretien des relations avec les membres du collectif),
• le maintien d'une encyclopédie vivante des garrigues,
• la cartographie actualisée des compétences sur le territoire.

Ce ne sont pas des activités à l'origine de flux de revenus mais elle sont indispensables pour le fonctionnement du modèle en tant que ciment de nos valeurs communes.


Retrouvez les détails des échanges sur les cartes mentales ci-dessous, en cliquant sur les différentes ramifications pour faire apparaître les suivantes : pour les télécharger, et les ouvrir à l'aide d'un logiciel de carte mentale installé sur votre ordinateur, cliquez sur le lien [mm] au-dessous des cartes. Pour ceux qui ne sont pas à l'aise avec les formats dynamiques, retrouvez les cartes totalement dépliées au format image au-dessous de chaque carte mentale.

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Déroulé du chantier - initiation du travail

Le travail du chantier a d'abord porté sur la définition des clients du Collectif
Pour ces clients, travail d'évaluation sur leurs besoins
Quels produits doivent être vendus : pourquoi les clients achèteraient les productions du Collectif (1 investi pour 10 bénéficiaires, approche bottom-up, …)
Quelle valeur ajoutée du Collectif par rapport à la concurrence ?
Quels produits ou services pourraient être vendus ?
Animations
Formations
Contenus déjà existants (ex : comptes-rendus de conférences et synthèses par cartes mentales...)
Conseil, accompagnement
Expertises du territoires
Expertises techniques (ex : wiki, création de parcours de géocaching...)
...
Qu'est-ce qui sera le plus coûteux parmi toutes ces proposions et les ressources qu'elles requièrent ?
Ressources humaines
Edition
Flux de revenus (cet aspect demandant un approfondissement particulier, et exigeant en temps, a été peu exploré ce jour)
Canaux de distribution
Ressources clés
Partenaires clés
Relations clients
Activités clés : la clé du Collectif, l'animation par des actions transversales, sans lesquelles réaliser des prestations ou vendre des produits n'a pas de sens.

Le modèle suivi est spécifique aux entreprises : il existe néanmoins un canevas spécifique à l'économie sociale et solidaire,, qu'il serait intéressant de consulter pour identifier les différences et les intérêts qu'il représente.

NB : ce travail est une première proposition, afin de pouvoir construire ensemble un modèle sur mesure.

Déroulé du chantier - Proposition de modèle pour le Collectif

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Compte-rendu atelier « Animation du Collectif »

Les participants à l'atelier (Christian, Dominique, Françoise, Simon, Nadine, Caroline) l'ont débuté par un brainstorming sur les activités d'animation qui sont l'essence même du Collectif.

Ces activités sont :
- le mail hebdomadaire
- le repas des bénévoles
- la newsletter
- les RDV des Garrigues*
- les Chantiers participatifs*
- l’animation et la coordination des projets
- les soirées du Mardi
- l’émission radio « Escapades en Garrigues »*
- le travail d’animation à l’extérieur
- le Forum

Il est apparu que certaines activités sont déjà renseignées, grâce à une charte, une procédure, « une mallette d’instructions » : ces activités sont celles possédant une astérisque*.

Il est apparu très important de reprendre cette liste d’activités, et d’actualiser, compléter, et formaliser chacune d’entre elle afin de les rendre plus lisibles, de définir des propositions de reprises par des bénévoles, ou leur abandon (ainsi que les manques éventuels). Par exemple, il y a un travail de redéfinition et d’éclaircissement des envois via les mails-listes, entre mail hebdo, mail mensuel et newsletter.

Egalement, il serait nécessaire d’avoir un apport théorique sur le fonctionnement des listes mails, et la différence entre forum, et listes ; ainsi que d’avoir un support graphique (par exemple une carte) et une animation liée afin de connaître les lieux où les membres du Collectif peuvent se rencontrer (par exemple, à chaque rencontre de membres du Collectif, l’annoncer via une des listes mails et/ou en l’inscrivant dans l’agenda partagé, afin de générer davantage de réunions « informelles » et d’accueillir de nouveaux venus).

Les thèmes indirectement liés à ce chantier, et à creuser ultérieurement, sont l’animation extérieure/la représentation, les projets, le forum (et donc la gouvernance).


Ce même groupe auquel s’est ajouté Olivier, tandis que Simon rejoignait le groupe « Modèle Economique », a poursuivi ce travail le deuxième jour. Il s’est appliqué cette fois à reprendre la charte du Collectif, afin d’explorer les fonctions remplies par les animations, clarifier en quoi les actions phares d’animation contribuent aux valeurs du Collectif. Cette réflexion se devait également d’étudier comment les modalités de fonctionnement peuvent-elles être transmises ? Et comment articuler les animations et les entités du Collectif afin que l’animation générale fonctionne ?

Une chose est évidente (et a été partagée par le groupe de travail sur « le modèle économique ») : sans animation, le Collectif n’a pas de sens !

Aussi, il est apparu important que le modèle économique devait valoriser les animations, et éventuellement envisager des prestations liées à celles-ci. Il serait également intéressant de calibrer le temps salarié et bénévoles afin de pouvoir l’intégrer au modèle économique.

En parallèle de l’animation « interne » au Collectif et sa dynamique de réseau, la représentation, en particulier vis-à-vis des élus, est importante pour l’activité du Collectif, et définir qui la réalise est indispensable.

Enfin, il est important de clarifier ces différents aspects afin de faciliter cette représentation : s’il est facile de communiquer sur l’intérêt de préserver le pastoralisme, ou de remonter un mur à pierres sèches, il est plus complexe de parvenir à être clair quant aux actions du Collectif (son objet lui-même peut sembler manquer de concret quand il est présenté à des personnes qui rencontrent le Collectif pour la première fois). Aussi, la boîte mails du Collectif centralise de nombreuses demandes de mises en réseau : il est important de systématiser la réponse à apporter à ces demandes : renvoi vers les listes d’échanges (discussion, liste projet…) et/ou renvoi vers les référents de l’organisation d’un RDV des Garrigues ou d’un chantier…

Un dernier « hic » est apparu : l’Encyclopédie Vivante des Garrigues, formalisée en Wiki, est au centre de la démarche du Collectif. Récolter des connaissances, en produire, les capitaliser sur le site et les rendre accessibles au plus grand nombre… Il est indispensable de rendre cette Encyclopédie en ligne plus interactive : une possibilité serait de retourner sur le terrain, de produire des recueils d’histoires, d’entretiens avec les habitants, ensuit valorisés dans une future revue des Garrigues ou un livre édité… Des propositions sont à faire pour redynamiser l’usage consultatif et/ou contributif au Wiki des Garrigues.

Ce groupe de travail s’est appliqué à débuter ce travail d’éclaircissement pour chacune des actions phares du Collectif, afin que puissent être décider les actions prioritaires (sur lesquelles du temps bénévole est investi) :

• Radio :

A quels objectifs l’émission répond ? Elle répond aux objectifs opérationnels : transmission des connaissances, promotion d'analyse ou proposition pour le XXIè siècle et contribue au centre de ressources vivant.

Quel temps ça prend ? A préciser (Alice, Manu)

Comment ça pourrait fonctionner ? Quelques personnes. Sans doute revoir le format pour que ce soit le moins chronophage possible.

Comment on valorise cette action ? Mettre le podcast sur FB et le site et une lettre d'information, en créant des partenariats pour la diffuser sur d'autre radios indépendantes (France Bleue en priorité!)

• Chantiers :

A quels objectifs l’activité répond ? répond aux objectifs transmission des connaissances, échanges entre acteurs, formation et accompagnement des acteurs et contribue au centre de ressources vivant.

Quel temps ça prend ? Voir avec Alice : recueillir les propositions, les planifier, produire la fiche technique, communication

Comment ça pourrait fonctionner ? Créer un groupe de référents (à minima 2) qui reçoive les demandes, gère et renvoie vers la page des chantiers, la charte... Mettre l'info sur « discussion » et trouver une personne référente pour le chantier même.
Idée d'un calendrier des chantiers où l'on inscrit son événement ?
Avoir un entretien avec Alice
Question sur la diversification des chantiers (entretien de lavoirs, puits, source, plantations, pierres sèches…)

Comment on valorise cette action ? Fiches techniques, wiki...

• Rendez-vous des Garrigues :

A quels objectifs l’activité répond ? répond aux 3 objectifs opérationnels construction du centre de ressources, proposer des analyses ou propositions, formation potentiellement, transmission de connaissance, accompagner les acteurs, promotion des méthodes de dialogue et de coopération.

Quel temps ça prend ? Trouver une salle, des partenaires, communiquer... Il y a un format mais pas une charte de fonctionnement, comme pour les chantiers... ça peut prendre de très peu de temps à beaucoup... La proximité de la personne qui organise avec le lieu du rendez-vous est important.

Comment ça pourrait fonctionner ? Monter une charte pour enrichir le format et fixer les engagements. Le collectif interviendrait sur les contenus et la communication ; pas sur la logistique ni le compte-rendu qui doit être une condition sine qua non pour enrichir l'encyclopédie. 8 rendez-vous par an semble un bon nombre.

Comment on valorise cette action ? Compte-rendu qui retransmet les échanges, photos, productions qui vont dans l'encyclopédie. Production de niveau 2 dans le cadre de l'atelier participatif de l'après-midi.
L'après rendez-vous pourrait devenir un accompagnement ensuite pour aller plus loin, etc...
Repérer chaque rendez-vous, les opportunités que ça ouvre pour de nouveaux partenariats, appels à projet, etc... ce qui valorise le réseau. (niveau 3)

• Mail hebdomadaire :

A quels objectifs l’activité répond ? transmet des connaissances, amène les gens à aller sur le wiki

Quel temps ça prend ? Dans la période de transition, il faut imaginer quelque chose de tournant, par périodes de 2 ou 3 mois et comment autogérer le processus d'aujourd'hui.

Comment ça pourrait fonctionner ? A ce jour, elle parle de tout, il faudrait que dans l'avenir, les informations devrait répondre aux intentions du Collectif : article du wiki, activités du collectif, informations des autres structures si et seulement si elles répondent aux intentions.

Comment on valorise cette action ? Dans nos demandes de subvention : faire une fiche méthodo expliquant à quoi ça répond de nos intentions ; clarifier le sens de ce courrier.
Donner l'opportunité d'aller piocher dans les archives, ce qui n'est pas possible techniquement pour le moment ;
conseiller aux gens sur la façon de filtrer sur les pages du wiki

• Newsletter trimestrielle:

A quels objectifs l’activité répond ? Répond-t-elle aux objectifs ? À vérifier mais il semble qu'elle relève d'avantage de la représentation et de la communication que de l'animation. Faut-il remettre à jour son ambition et son sens ? Et c'est aussi un outil de valorisation de nos productions de connaissance.

Quel temps ça prend ?

Comment ça pourrait fonctionner ?

Comment on valorise cette action ? Permet de publier auprès d'un très large public, varié, élus entre autres ; la newsletter relève de la représentation (envoi des comptes-rendus de forum, des bilans)

• Les repas des bénévoles:

A quels objectifs l’activité répond ? répond aux objectifs de mise en réseau, d'échanges, des coopérations de manière conviviale

Quel temps ça prend ? 10Mn ! Il suffit de le publier dans la lettre hebdomadaire pour indiquer où sera le prochain...

Comment ça pourrait fonctionner ? C'est régulier s'il y a des gens qui sont là régulièrement.... ça pourrait marcher si c'est explicité dans la lettre hebdomadaire. Et donc juste en référer aux personnes en charge de la lettre hebdomadaire (pendant la période de transition) puis via un petit outil à disposition d'un groupe de bénévoles en charge et mettre dans l'agenda.
Lien vers l'agenda dans la lettre hebdomadaire.
Ça questionne l'agenda vivant : avoir un outil plus simple et plus facile à utiliser. Et créer une notice explicative pour éviter de publier ou de demander à le faire publier et que ce soit fait directement dans l'agenda.

Comment on valorise cette action ? Ce n'est que de la valorisation.

• Les soirées du mardi :

A quels objectifs l’activité répond ? générer des moments de micro-formation entre les personnes. Valoriser une compétence dans le réseau pour aider les autres. Exp : comment on fait une bonne prise de son pour aider des bénévoles à participer à la radio... Mise en relation entre besoins et compétences.

Quel temps ça prend ? 2H + préparation + valoriser ; lourd car en soirée et c'était figé ! Le premier mardi du mois au CART. Le pourquoi est super intéressant mais le format est à revoir ; faire mouvant sur le territoire en fonction de qui l'anime et aussi permettre de mettre de la distance. Répondait à un besoin, mais le test révèle les limites. A revoir.

Comment ça pourrait fonctionner ? Capitaliser sur l'expérience passée pour le transformer. Par exemple, le rendez-vous qui s'est mené en soirée aurait du être une soirée du mardi.


Comment on valorise cette action ?

• Autre :

A quels objectifs l’activité répond ?

Quel temps ça prend ?

Comment ça pourrait fonctionner ?

Comment on valorise cette action ?


Cette première exploration des fonctions de chaque activité, de ses caractéristiques, de l’existence d’une démarche claire, etc, permet d’envisager leur transmission. Ce travail est à poursuivre afin de formaliser effectivement cette transmission lors du prochain Forum de septembre.



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Dernier jour : regroupement pour cartographier les compétences

Le dernier jour, les participants ont initié une cartographie des compétences et profils constituant le Réseau du Collectif.
Ce premier jet est présenté sous forme de carte mentale ci-dessous. Il est à compléter, et mobiliser afin d'imaginer une meilleure valorisation de cette grande richesse.


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